Ежегодно председатель исполнительного комитета Сургутского районного Совета народных депутатов направлял отчёт о работе районного архива в Тобольское окружное архивное бюро. Так, в отчете районного архива
за 1929 год сказано, что архив содержал 1203 дела и 686 книг
за 1921-1928 годы и включал дела бывшего Сургутского уездного исполнительного комитета с его отделами, исполнительных комитетов волостных Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов за 1921-1924 годы и материалы исполнительного комитета Сургутского районного Совета народных депутатов, его отделений, частично сельских советов за 1924 -1928 годы. Все дела в упорядоченном состоянии располагались в деревянном шкафу в приёмной исполнительного комитета. Архивное дело в то время вёл секретарь Сургутского районного исполнительного комитета Петухов Василий Петрович.

В годы войны документы учреждений и предприятий передавались
в архив при Сургутском районном отделе Народного комиссариата внутренних дел в соответствии с постановлением Совета народных комиссаров Союза Советских Социалистических Республик от 28 января
1942 года № 140 и приказом Народного комиссариата внутренних дел
от 23 ноября 1942 года № 114.

В период 1940-1950 годов основными функциями архивистов являлись «своевременная концентрация архивных материалов» и «полная архивно-техническая обработка документальных материалов, поступивших в архив, и находящихся в архивах действующих учреждений и предприятий». Понятие «концентрация материалов» включало сбор документов организаций для приема на хранение в архив, их обработку и описание. Также работники архива проводили экспертизу ценности документов с целью установления их сроков хранения, обследовали архивы учреждений и организаций, в число которых входили сельские советы, колхозы, совхозы, машинно-тракторные станции, заводы, районные учреждения. В 1940-е годы в архиве было сконцентрировано порядка 1,5 тыс. ед. хр. В этот период особое внимание было уделено документам, сформированным в период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов. А уже в 1950-е годы количество дел увеличилось и составило в среднем 12 тыс. ед. хр.

На протяжении 1930-1980 годов работники архива сталкивались с проблемой сохранности документов, чаще всего из-за отсутствия специального помещения. В начале 1940 года весь архив размещался в непригодной для хранения документов маленькой комнате деревянного здания районного Совета, что не обеспечивало сохранность документов, представлявших «важность для строительства социализма, научно-политической и практической работы». С 1979 года архив наряду еще с двумя учреждениями (общество охраны природы и общество охраны памятников истории и культуры) располагались в однокомнатной квартире. Сами архивные документы хранились в гараже Дома Советов в комнате отдыха водителей. В ней были установлены деревянные стеллажи, на которых располагались документы. В основном это были документы отделов горрайисполкома, колхозов, рыбных и промышленных артелей. В 1980 году для городского архива была выделена часть здания книгохранилища площадью 250 кв. м. и только в марте 1984 года архиву было предоставлено приспособленное помещение в жилом здании общей площадью 400 кв. м. К середине 2000-х годов площадь архивного учреждения составила 720 кв. м.

В соответствии с решением исполнительного комитета Сургутского городского Совета народных депутатов от 18.04.1991 № 341 «О проведении учета документов по личному составу в учреждениях, организациях и предприятиях города» в 1991 году Сургутский архив начал принимать документы по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий города.

В 1993 году на основании Указа Президиума от 26.10.1993 № 1760 «О реформе местного самоуправления в Российской Федерации» функции деятельности городского Совета народных депутатов были переданы администрации города Сургута, органу власти и управления на территории города. Филиал Государственного архива Тюменской области по городу Сургуту был передан в администрацию города Сургута и вошёл в состав структуры администрации города. В этом же году было принято решение о приеме и хранении документов по личному составу ликвидированных предприятий и организаций.

На основании распоряжения Администрации города Сургута 

от 06.03.2017 № 302 «Об утверждении положения об управлении организационной работы и документационного обеспечения Администрации города» архивный отдел вошел в структуру управления организационной работы и документационного обеспечения Администрации города с сохранением функций в сфере организации архивного дела.

На основании распоряжения Администрации города Сургута от 27.05.2020 № 737 «Об утверждении положения об управлении документационного и организационного обеспечения» архивный отдел вошел в структуру управления документационного и организационного обеспечения с сохранением функций в сфере организации архивного дела.

Распоряжением администрации города Сургута от 26 ноября 2020 года № 1901 в городе Сургуте создано муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Сургута» со штатной численностью работников в количестве 25 единиц.